Dasar-dasar Manajemen / Pengantar Singkat Manajemen

MANAJEMEN

Oleh : M. Sugeng Haryono, SE, S.Pd

Manajemen merupakan proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengawasi pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang suidah ditentukan.

Pentingnya Manajemen bagi kehidupan manusia :

      a.   Hidup di masa kini. Organisasi memberikan konstribusi bagi kehidupan manusia di seluruh dunia. Kita bergantung pada organisasi untuk mendapatkan makanan, tempat tinggal, pakaian, obat-obatan, komunikasi, hiburan, pekerjaan dan lain-lain.

      b.   Membangun masa depan. Dengan organisasi, manusia dapat membangun masa depan yang lebih baik. Seorang manusia mungkin bisa membuat produk yang lebih baik sendirian. Namun bila manusia melakukannya secara bersama-sama, maka hasilnya akan lebih cepat dan lebih baik.

      c.   Mengingat masa lalu. Organisasi membantu menghubungkan manusia dengan masa lalunya. Setiap pekerjaan yang kita lakukan dengan sendirinya akan menambah sejarah bagi organisasi tersebut dan juga sejarah kita sendiri.

Sesuai dengan fungsi dan tugas manajer, manajemen dapat kita pisahkan menjadi 3 tingkatan :

      -     Manajemen tingkat atas (top management). Merupakan tingkatan tertinggi dalam piramida manajemen. Yang termasuk disini adalah : direktur utama, presiden, wakil presiden, gubernur, walikota, rektor, dsb.

      -     Manajemen tingkat menengah (middle management). Berada di tengah-tengah hirarki organisasi. Mereka bertanggung jawabatas manajer lain yang memiliki tingkatan lebih rendah, dan kadang-kadang terhadap beberapa karyawan operasional. Manajemen ini bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana yang telah diterapkan dari manajemen puncak. Yang termasuk disini adalah : kepala divisi, kepala bagian, kepala seksi, kepala cabang, dekan, dsb.

      -     Manajemen lini pertama (first line management). Tingkatan paling rendah dalam sebuah organisasi adalah orang yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan orang lain. Disebut dengan manajemen lini pertama. Mereka bertanggung jawab secara terperinci atas hasil kerja karyawan yang berada dibawah mereka dan harus mengevaluasi setiap hari atau bahkan setiap jam dan juga mereka bertanggung jawab untuk menerapkan rencana manajemen tingkat menengah  di lapangan. Yang termasuk disini adalah : supervisor, pengawas, pelatih, group leader, section leader, foreman, dll.

Keahlian manajemen secara mendasar dapat dibagi menjadi 3 :

      1.   Keahlian teknis (tehnical skill). Kemampuan manusia untuk menggunakan prosedur, teknik dan pengetahuan mengenai bidang khusus. Keahlian ini sangat penting bagi manajer lini pertama karena mereka sering terlinat dengan para pekerja secara langsung. Semakin naik ke atas piramida manajemen, maka keahlian ini akan menjadi kurang penting.

      2.   Keahlian interpersonal (interpersonal skill). Keahlian interpersonal berarti kemampuan untuk bekerja sama, memahami dan memotivasi orang lain sebagai individu atau dalam kelompok. Kemampuan ini antara lain : kemampuan untuk komunikasi, memimpin, memberi motivasi kepada pekerfja lain untu menyelesaikan tugas. Mereka juga harus mampu berinteraksi dengan atasan mereka serta orang lain di luar wilayah kerjanya.

      3.   Keahlian konseptual (conceptual skill). Keahlian ini mengacu pada kemampuan untguk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan semua kepentingan dan aktifitas organisasi. Ini termasuk melihat organisasi secara keseluruhan, memahami bagaimana perupahan dalam satu bagian tersebut akan mempengaruhi seluruh organisasi. Keahlian ini sangat penting bagi manajemen puncak.

Keahlian tambahan yang harus dimiliki oleh seorang manajer :

      a.   Keahlian diagnosis. Seorang manajer harus bisa menganalisis suatu masalah dalam organisasi dan mengembangkan solusinya.

      b.   Keahlian komunikasi. Seorang manajer harus mampu menyalurkan ide dan informasi kepada orang lain serta menerima ide dan informasi dari orang lain dengan baik.

      c.   Keahlian manajemen waktu. Seorang manajer harus bisa memprioritaskan pekerjaan agar bekerja secara efisien dan untuk membagikan pekerjaan ke anak buah secara tepat.

      d.   Keahlian pengambilan keputusan. Seorang manajer harus bisa mengambil keputusan yang tepat untuk menyelesaikan suatu masalah. Kalau seorang manajer membuat keputusan yang salah, maka ia harus segera menyadarinya dan membuat keputusan yang baik untuk memulihkan keadaan dengan kerugian seminimal mungkin.

8 Karakteristik perusahaan / organisasi yang sukses :

      1.   Berorientasi pada tindakan.

      2.   Belajar tentang kebutuhan konsumen.

      3.   Berusaha meningkatkan semangat kewirausahaan dan otonomi.

      4.   Mencapai produktifitas dengan memberikan perhatian pada kebutuhan pegawainya.

      5.   Terdorong oleh filosofi perusahaan yang seringkali berdasar pada nilai pemimpin perusahaan.

      6.   Fokus pada bisnis mereka.

      7.   Memiliki struktur organisasi yang sederhana dengan staf yang efisien.

      8.   Tersentralisasi sekaligus terdesentralisasi, tergantung pada kebutuhan.

Efektifitas dan efisiensi adalah dua konsep penting dalam keberhasilan tujuan sebuah organisasi.

      Efisiensi berarti kemampuan untuk meminimalkan penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi atau melakukan sesuatu dengan tepat.

      Efektifitas berarti kemampuan untuk menentukan tujuan yang memadai atau melakuakan sesuatu yang tepat.

Prinsip Manajemen Fayol :

      1.   Pembagian kerja. Spesialisasi yang dianggap perlu agar penggunaan tenaga kerja bisa efisien.

      2.   Otoritas dan tanggung jawab. Tanggung jawab muncul dari adanya otoritas.

      3.   Displin. Tujuan organisasi bisa tercapai, karena keharusan adanya kedisiplinan. Cara mempertahankan disiplin adalah : adanya pengawas displin di setiap tingkatan manajemen, adanya kesepakatan antara atasan dan bawahan, adanya hukuman bila kesepatan dilanggar.

      4.   Kesatuan komando. Berarti bawahan harus menerima perintah dari satu atasan saja, agar tidak timbul kekacauan.

      5.   Kesatuan pengarahan. Sebagai pembeda dengan prinsip keempat, prinsip ini berhubungan dengan organisasi induk, bukan dengan pegawai.

      6.   Menomorduakan kepentingan individu dibandingkan dengan kepentingan umum.

      7.   Gaji. Pemberian gaji harus adil bagi karyawan. Gaji yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan hidup, situasi ekonomi, serta kondisi perusahaan.

      8.   Sentralisasi dan desentralisasi. Masalah ini tergantung pada proporsi. Di organisasi yang kecil, manajer secara langsung memberikan perintah kepada bawahan, sehingga terjadi sentralisasi secara absolut. Namun pada skala yang lebih besar, dimana ada rantai yang panjang antara manajer dan bawahan, maka perlu ada desentralisasi.

      9.   Rantai saklar. Peringkat kepangkatan. Namun harus diperpendek bila birokrasi terlalu berbelit.

      10. Keteraturan. Menempatkan sesuatu atau seseorang yang tepat di tempat yang tepat.

      11. Keadilan. Loyalitas karyawan akan timbul jika manajer bersikap adil dan baik pada karyawan.

      12. Stabilitas masa jabatan. Perusahaan diharapkan jangan mengganti karyawan dengan seenaknya. Karena dengan mengangkat pegawai baru, berarti membutuhkan waktu lagi untuk beradaptasi dengan pekerjaannya, kecuali dalam keadaan pegawai tersebut meninggal, maka mau tak mau harus dicari penggantinya.

      13. Inisiatif. Merupakan pemikiran atau pelaksanaan suatu rencana.

      14. Semangat korps (esprit de corps). Dengan kesatuan komando, kerjasama kelompok dan komuniskasi, tujuan kelompok akan dapat tercapai.

Rencana dapat dibedakan menjadi 3 bentuk :

      -     Rencana jangka panjang. Berkisar untuk lima tahun mendatang atau lebih, atau mungkin beberapa dekade. Rentang waktu perencanaan tiap organisasi bisa bervariasi. Yang membuat rencana ini adalah manajer puncak.

      -     Rencana jangka menengah. Biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun. Yang membuat rencana ini adalah manejr tingkat menengah dan manajer lini pertama.

      -     Rencana jangka pendek. Memliki kerangka waktu satu tahun atau kurang. Rencana ini sangat mempengaruhi aktifitas sehari-hari manajer.

Membuat rencana yang terperinci bisa menggunakan bantuan : 5 W + 1 H

      -     What       =    apa yang akan dikerjakan?

      -     When      =    kapan dilaksanakan?

      -     Who        =    siapa yang melaksanakan?

      -     Where     =    dimana pekerjaan dilakukan?

      -     Why        =    mengapa pekerjaan dilakukan?

      -     How        =    bagaimana cara melaksanakan kegiatan tersebut?

Cara-cara pengorganisasian meliputi pengklasifikasian dan pembagian pekerjaan melalui :

      1.   Menentukan aktifitas kerja yang perlu dikerjakan secara spesifik untuk mencapai tujuan organisasi.

      2.   Membagi tugas-tugas tertentu menurut urutan atau struktur yang masuk akal.

      3.   Memberikan tugas tersebut pada orang atau bagian yang tepat.

4 kemampuan yang dibutuhkan dalam masalah kepemimpinan :

      a.   Kemampuan untuk menggunakan kekuasaan secara efektif dan penuh dengan rasa tanggung jawab.

      b.   Kemampuan untuk memahami bahwa setiap manusia memiliki berbagai pendorong motivasi pada setiap waktu dan situasi yang berbeda.

      c.   Kemampuan untuk memberi inspirasi.

      d.   Kekmampuan untuk menciptakan situasi yang kondusif bagi peningkatan motivasi.

3 gaya kepemimpinan :

      1.   Kepemimpinan otoriter. Pemimpin yang otoriter membuat keputusan sendiri tanpa berkonsultasi dengan pihak lain.

      2.   Kepemimpinan demokratis. Tidak hanya sekedar membuat keputusan, tetapi pemimpin akan melibatkan anak buahnya dalam pengambilan keputusan, terutama bila keputusan itu menyangkut permasalahan yang dihadapi anak buahnya.

      3.   Kepemimpinan free reign. Pemimpin ini akan menggunakan sedikit kekuasaan dan memberikan kebebasan yang tinggi pada bawahannya untuk melakukan tugas mereka. Dengan demikian sebagian besar keputusan diambil oleh anak buahnya, dan pemimpin ini sangat bergantung pada bawahannya dalam membuat tujuan dan usaha dalam mencapai tujuan itu.

4 langkah dasar dalam pengawasan :

      -     Menentukan standar. Standar merupakan poin-poin tertentu dalam perencanaan yang mengukur performa seseorang, sehingga seorang manajer dapat membuat patokan apakah perencanaannya sudah berjalan dengan baik, tanpa harus memperhatikan setiap langkah pelaksanaan rencana itu sendiri.

      -     Memonitor kerja. Memonitor pekerjaan tidak selamanya harus dilakukan setiap saat. Hanya pada saat yang dianggap penting saja.

      -     Membandingkan hasil kerja dengan  standar yang telah dibuat untuk menentukan adanya penyimpangan.

      -     Bila terjadi penyimpangan, manajer harus menentukan penyebabnya dan memperbaikinya.

Manajemen Pemasaran. Berhubungan dengan fungsi pemasaran, seperti berusaha mendapatkan konsumen dan klien untuk membeli produk dan jasa organisasi.

Manajemen Keuangan. Berurusan dengan sumber daya keuangan suatu organisasi. Bertanggung jawab atas semua aktifitas seperti akuntansi, manajemen kas, dan investasi.

Manajemen Operasional. Manajemen yang berhubungan dengan penciptaan dan pengelolaan sistem yang menciptakan produk dan jasa perusahaan.

Manajemen Sumber Daya Manusia. Bertanggung jawab untuk menerima dan mengembangkan pegawai. Biasanya menangani perencanaan sumber daya manusia, penerimaan dan pemilihan karyawan, pelatihan dan pengembangan potensi karyawan, perancangan sistem gaji dan tunjangan, merumuskan sistem penilaian kinerja pegawai, dan mengeluarkan pegawai yang tidak bekerja dengan baik, atau pegawai yang bermasalah.

Manajemen Administratif. Tidak berkaitan dengan ketrampilan manajemen tertentu, cenderung bersifat umum daripada terspesialisasi dalam satu bidang.